Tạo mail merge trong excel

Là một trong số những tính năng hỗ trợ người sử dụng rất nhiều, tuy vậy mail merge lại không quá phổ biến. Vậy mail merge là gì cùng giải pháp sử dụng mail merge trong các vấn đề của công việc hiện ni như thế nào?


Mail merge là gì?

Mailing merge là một tính năng chuyên sử dụng để soạn thảo một email dựa bên trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này có thể chấp nhận được người dùng gồm thể tạo ra nhiều bản sao của gmail để gửi đến những địa chỉ không giống nhau.

You watching: Tạo mail merge trong excel

*
Mail merge là gì?

Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số công bố không giống nhau cơ bản như: thương hiệu, giới tính, nội dung yêu cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ giúp bạn có thể tự động gửi nội dung email một cách nkhô nóng gọn nhất.

Mail merge trong word là gì?

Chức năng mail merge vào Microsoft word là một chứng năng góp người dùng tất cả thể tiết kiệm được thời gian lúc xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… vào word. Chỉ cần người cần sử dụng bao gồm mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn ngừng mọi việc một giải pháp dễ dàng chỉ vào thời gian rất ngắn.

Mail merge trong excel là gì?

Tính năng này trong excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính bên phía ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người cần sử dụng gồm thể tạo ra được nhiều nội dung với những tính năng cá thể hóa cao mà lại không phải tốn vượt nhiều thời gian đến việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở vào MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần chú ý những điều sau:

Trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải có nội dung văn bản. Công thức để tầm nã xuất dữ liệu tại ô tính cung cấp nháp hiện tại cần dựa bên trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức khác biệt để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.

Cấu trúc mail merge

Để gồm thể bắt đầu giải pháp sử dụng mail merge, bọn họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này thế nào. Cấu trục để tạo mail merge trong word với excel sẽ gồm những thông báo sau:

Nguồn gốc dữ liệu

Trong mục này, tùy thuộc vào nội dung và nguồn dữ liệu mà cũng cần phải bao gồm những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau thời điểm đã tạo ra mặt hàng loại những thư điện tử không giống nhau từ tính năng. Những biết tin tùy chỉnh này thường là:

Họ thương hiệu, địa chỉ người nhận gmail Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge

Trong các bức thư bao gồm dùng mail merge, tất cả những nguồn dữ liệu sẽ được trình diễn theo một danh sawcsh cố định nhưng mà người sử dụng đã tạo sẵn. Các danh sách dữ liệu này còn có thể là:

Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập trong word Các văn bản có cấu trúc phân loại dữ liệu rõ ràng…

Các nội dung cơ bản trong mail merge

Những nội dung nhưng bạn thấy trong số tin nhắn tất cả sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như các gmail bình thường khác với các báo cáo cơ bản như:

Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung bao gồm của lá thư điện tử…

Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với những vị trí đã có và chỉ thể hiện những nội dung thay đổi lúc người dùng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.

See more: Kết Quả Vòng Loại U23 Châu Á 2018, Kết Quả Thi Đấu Bóng Đá Vòng Loại U23 Châu Á 2018

lúc bạn đã kết hợp để đủ các nội dung cơ bản cùng với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một giải pháp hoàn chỉnh. Tuy nhiên nội dung cơ bản sẽ khác biệt tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.

Cách sử dụng mail merge cơ bản trong word

Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng hoàn toàn bao gồm thể làm cho được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo những bước sau để tất cả cách tạo mail merge cho doanh nghiệp.

Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã có sẵn. Lúc này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard
*
Hướng dẫn sử dụng mail merge cơ bản Bước 2: Cliông chồng chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients
*
Click chuột vào ô use the current document Bước 3: Tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo như hình.
*
Tìm ô chứa tệp tin dữ liệu dưới dạng excel Bước 4: Lúc bấy giờ, giao diện screen sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn clichồng chọn mục “OK“.
*
Hộp thoại mail merge recipients Bước 5: Sau khi trả thiện những công đoạn bên trên, bạn di chuyển nhỏ trỏ chuột tới vị trí cần cyếu như ví dụ.
*
Di chuyển nhỏ chuột tới vị trí cần cnhát Bước 6: Sau Khi đã điền đầy đủ các thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như trong hình.
*
Kiểm tra sản phẩm cuối cùng Bước 7: Click chọn “Next: pReviews your letter” để kết thúc quá trình.

Cách chỉnh sửa tính năng mail merge trong bảng excel

Để gồm thể chỉnh sửa được nội dung của những thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để tất cả thể tất cả được sự điều chỉnh những công cụ của excel. Đối với hàm text, người sử dụng gồm thể dễ dàng cố kỉnh đổi các lên tiếng dữ liệu khác nhau như ngày sịnh, họ thương hiệu thanh lịch một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người cần sử dụng. Tuy nhiên, một điều hơi phức tạp của những thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản cho dù những đoạn code này tương đối giống với những dang mã được dùng ở chế độ custom number.

Lúc bấy giờ, bạn cần đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác nhau để khiến cho hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Do đó, nếu bạn tất cả tùy chỉnh mail merger thì những đọc tin cũng sẽ không bị biến dạng và bức thư điện tử sẽ giữ nguyên ổn được chất lượng của nó. Cùng với đó, những tùy chọn về font chữ, kích thước, màu sắc cũng sẽ ko bị cố đổi.

See more: Cách Cài Driver Mạng Cho Win 7, 8, 10 Offline

Trên đây là một số phân tách sẻ của cokiemtruyenky.vncokiemtruyenky.vn về tính năng mail merge là gì? Cùng với đó là biện pháp dùng mail merge cơ bản cho người cần sử dụng. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ biết được giải pháp thức sử dụng mail merge để gửi thư một biện pháp hối hả nhất phục vụ cho những công việc không giống nhau của bản thân cũng như của doanh nghiệp.

► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí kíp giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở